Een van de meest gebruikte e-mailclients is: Outlook 2016 dankzij de kenmerken en functionaliteiten die het uniek maken voor het hele mailproces, vergaderingen, agenda, enz.
Op dezelfde manier waarop we een back-up of back-up van onze bestanden bewaren, is het ideaal dat we een back-up maken van de meest delicate e-mails en dit wordt bereikt dankzij archivering waarmee we in Outlook 2016 deze back-up kunnen maken in een nieuwe map met de naam Archief.pst om er later toegang toe te hebben.
Solvetic analyseert de verschillende opties die beschikbaar zijn in Outlook 2016 om een veilige archivering uit te voeren.
1. Archiveer e-mails in Outlook 2016 met de optie AutoArchiveren
Stap 1
Om deze methode te gebruiken gaan we naar het tabblad Archief en daar selecteren we de regel Opties:
Stap 2
In het weergegeven venster gaan we naar de regel Geavanceerd en klik op de knop Instellingen voor automatisch archiveren gelegen in sectie Zelf archiveren:
VERGROTEN
Stap 3
Het volgende venster wordt weergegeven waar standaard de optie: "Voer automatisch archiveren uit elke" inactief is, gaan we verder met het activeren en zien we de meerdere opties:
Stap 4
Daar kunnen we waarden definiëren zoals:
- Periode waarin de archivering zal worden uitgevoerd.
- Geef een bericht weer voor uitvoering.
- Definieer het pad waar het pst-bestand zal worden gehost.
- Verwijder elementen met een gedefinieerde tijd.
Nadat deze opties zijn geconfigureerd, klikt u op Accepteren en op deze manier is het mailbestand automatisch gemaakt.
Stap 5
De perioden die zijn gedefinieerd door de optie voor automatisch archiveren in Outlook 2016 zijn:
- Postvak IN, Kalenders, Concepten, Notities: 6 maanden.
- Outbox: 3 maanden.
- Verzonden items, verwijderde items: 2 maanden.
- Contacten: ze worden niet automatisch gearchiveerd.
2. Archiveer e-mails in Outlook 2016 handmatig in Outlook 2016
Deze optie is praktisch wanneer we bepaalde Outlook 2016-e-mails of -mappen willen archiveren.
Stap 1
Om dit proces te gebruiken gaan we naar het tabblad Archief en we tonen de opties van Hulpmiddelen waar we de optie zullen selecteren Oude spullen opruimen:
Stap 2
Het volgende venster wordt weergegeven waarin we de mappen moeten selecteren om te archiveren:
Stap 3
Daar kunnen we vaststellen welke e-mails voor een speciale datum worden gearchiveerd, een nieuwe route voor de e-mail definiëren en, indien gewenst, de box activeren Items opnemen waarvoor het selectievakje "Niet automatisch archiveren" is ingeschakeld archivering te forceren. Klik op OK om de wijzigingen toe te passen. We kunnen het pst-bestand zien dat is gemaakt in het aangegeven pad:
Stap 4
Op het moment dat we dit pst-bestand willen openen om de inhoud ervan te zien, moeten we naar het tabblad gaan Archief en selecteer in het weergegeven venster de optie Openen en exporteren:
VERGROTEN
Stap 5
Daar selecteren we de optie Outlook-gegevensbestand openen en selecteer in het weergegeven venster het pst-bestand. We klikken op Accepteren en op deze manier wordt er een back-up gemaakt van de e-mails.
Op deze manier kunnen we onze e-mails archiveren in Outlook 2016 en altijd beschikbaar zijn.
