Wanneer we met de computer werken, nemen we meestal onze toevlucht tot toepassingen om onze documenten te maken, teksten te bewerken, enz. De bekendste kantoorsuite wereldwijd is Microsoft Office. Binnen dit platform vinden we verschillende toepassingen. Van deze programma's is Excel een van de bekendste. Maar ondanks dat het goed bekend is, is het aantal functies dat het ons biedt niet volledig bekend bij de meesten van ons.
Excel 2016 biedt ons meerdere en gevarieerde functionaliteiten die ons dagelijks werk tot een aangename ervaring zullen maken en het beste is de dynamiek waarmee we kunnen werken met de hoeveelheid aangeleverde gegevens, ongeacht het type dat ze zijn. Excel 2016 is een krachtige applicatie ontwikkeld door Microsoft waarmee we honderden opties hebben om te werken met allerlei soorten gegevens, tabellen, draaitabellen, functies en formules.
Vandaag brengt Solvetic een reeks trucs en functies waarmee we productiever kunnen zijn en betere tools bij de hand hebben om het meeste uit deze geweldige applicatie te halen.
Selecteer alle cellen op een bladDit is een basistaak die we in Excel 2016 uitvoeren om de informatie naar een ander blad te verplaatsen, de gegevens naar een andere bestemming te kopiëren, enz.
- De meest gebruikelijke manier om dit proces uit te voeren is met behulp van de toetsencombinatie:
Ctrl + E
- De tweede is om op het pictogram in de linkerbovenhoek tussen de rijen en kolommen te klikken.
Schakelen tussen meerdere Excel 2016-bestandenHet is gebruikelijk dat we verschillende Excel 2016-bestanden tegelijkertijd openen om informatie te verzamelen, nieuwe gegevens in te voeren, vergelijkingen te maken, enz. Als we onze muis gebruiken, kunnen we zien dat het proces traag is, omdat we soms niet op het juiste blad klikken of we kunnen bestanden selecteren die dat niet zijn.
Om dit op te lossen kun je het beste de toetsencombinatie gebruiken:
Ctrl + Tab
Op deze manier zullen we elk bestand rechtstreeks openen volgens de openingsvolgorde, waardoor fouten bij de selectie worden vermeden.
Meerdere Linux-bestanden tegelijk openenOver het algemeen moeten we, wanneer we constant met Excel 2016 werken, verschillende bestanden openen om de taak correct uit te voeren.
Het is een lang proces om bestand voor bestand te moeten gaan om het openingsproces uit te voeren en daarom is de meest praktische manier:
- Druk op de Ctrl-toets
- Klik op elk bestand om te openen en druk tenslotte op de Enter-toets.
Meerdere rijen of kolommen tegelijk invoegenVoor organisatorische problemen moeten we soms nieuwe rijen of kolommen toevoegen om bestaande gegevens beter te beheren of nieuwe koppen toe te voegen, enz.
Hiervoor doen we meestal dit:
- We selecteren de rij of kolom.
- wij drukken op Ctrl en het symbool + om dat artikel toe te voegen.
Dit zal het aantal geselecteerde rijen of kolommen optellen:
Pas de Excel 2016 Quick Access-werkbalk aanExcel 2016 biedt ons een werkbalk voor snelle toegang die we bovenaan de applicatie vinden en hierdoor kunnen we drie standaardacties uitvoeren: een actie opslaan, ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.
Dit zijn niet de enige drie acties die we vanaf de werkbalk kunnen uitvoeren, want als we de aanpassingsopties weergeven, kunnen we nieuwe acties toevoegen, zoals Openen, Nieuw, Afdrukken, enz:
We kunnen op de optie klikken Meer opdrachten om veel meer opties te vinden of het is mogelijk om de werkbalk voor snelle toegang onder aan het lint in te stellen en niet bovenaan zoals standaard het geval is.
Excel 2016-formules gebruikenOngetwijfeld een van de meest opvallende kenmerken van Excel 2016 is het brede scala aan formules uit verschillende categorieën waarmee we de mogelijkheid hebben om de daar opgeslagen gegevens beter te beheren. Hoewel er honderden formules beschikbaar zijn in Excel 2016, biedt het ons de mogelijkheid om ze gemakkelijk te openen en de syntaxis van elke formule te kennen, zodat deze op de best mogelijke manier wordt uitgevoerd.
Om toegang te krijgen tot deze optie gaan we naar het tabblad Formules en in de groep Functiebibliotheek kunnen we de verschillende beschikbare categorieën zien, daar geven we elke categorie weer om de beschikbare functies van elke categorie te zien:
We kunnen op de optie Functie invoegen klikken om rechtstreeks toegang te krijgen tot de Excel 2016-functieassistent.
Waarden met nullen invoegen in Excel 2016Bij verschillende gelegenheden hebben we problemen ondervonden bij het toevoegen van een getal dat begint met nul (0) in een Excel-cel, omdat Excel standaard de nullen wist en het hele getal achterlaat.
Als we bijvoorbeeld 002.00002 of 000000002 invoeren, blijft bij het indrukken van Enter de waarde 2 altijd in de cel staan. Om dit te corrigeren en de gewenste waarde te laten blijven, met de nullen, plaatsen we een aanhalingsteken voor de gegevens , bijvoorbeeld ´002 , ´00002, enz. Op deze manier laten we de waarde met de nullen registreren.
De naam van een Excel 2016-werkmap wijzigenWe weten dat Excel 2016, en alle edities van Excel, werkbladen in een actief blad standaard noemen als Blad1, Blad2, enz.
Een van de gebruikelijke manieren om de naam van het blad te wijzigen, is door met de rechtermuisknop op het blad te klikken en daar de optie Naam wijzigen te selecteren, maar het gaat veel sneller als we dubbelklikken op het blad en de gewenste naam invoeren.
Converteer rijen naar kolommen in Excel 2016Het is een taak die, hoewel het ingewikkeld lijkt, Excel 2016 de tools biedt om het eenvoudig en functioneel te maken. Soms moeten we de geregistreerde gegevens van rijen naar kolommen of vice versa wijzigen en het proces is eenvoudig.
Eerst kopiëren we de gegevens die moeten worden gewijzigd en vervolgens geven we vanaf het tabblad Home de Plakken-opties weer en daar selecteren we het tabblad Transponeren. Hierdoor verandert de volgorde van de gegevens.
Wijzig de tekstinhoudWe kunnen de inhoud van de tekst van een cel indien nodig wijzigen, hiervoor biedt Excel 2016 ons de volgende opties:
MAYUSCConverteert de tekenreeks naar hoofdletters
MINUSCConverteert de tekenreeks naar kleine letters
NAAMConverteert de eerste letter van de tekenreeks naar hoofdletters
Verwijder duplicaten in Excel 2016We komen regelmatig situaties tegen waarin het nodig is om dubbele gegevens in een Excel-sheet te verwijderen om een veel preciezere en gecentraliseerde controle te hebben.
Om dit proces uit te voeren, selecteert u eenvoudig de kolom of rij waar de duplicaten zullen worden verwijderd, gaat u naar het tabblad Gegevens en selecteert u daar de optie Verwijder duplicaten in de groep Gegevenshulpmiddelen.
Dit proces verwijdert automatisch duplicaten in een geselecteerd bereik.
Cellen samenvoegen in Excel 2016 met & signDeze optie is handig wanneer de verstrekte gegevens gescheiden zijn en het om administratieve of controleredenen noodzakelijk is om te worden verenigd, dit komt vaak voor in voor- en achternamen.
De eenvoudigste methode is het gebruik van de A1 & B1 syntaxis, deze voegt automatisch de inhoud van deze cellen samen.
Als we willen dat de gegevens bij hun respectieve ruimte blijven voor een betere controle, gebruiken we de syntaxis A1 & "" & B1
Een diagonale lijn in een cel toevoegenIn sommige gevallen willen we misschien een diagonale lijn aan een cel toevoegen voor ontwerp- of gegevensbeheerdoeleinden.
Om dit type lijn toe te voegen, klikken we met de rechtermuisknop op de cel en in de weergegeven lijst selecteren we Cellen opmaken en in het weergegeven venster gaan we naar het tabblad Randen en daar klikken we op het laatste pictogram onderaan om de diagonale lijn toe te voegen. Klik op OK om de wijzigingen toe te passen.
Lege cellen wissenBij het beheren van grote hoeveelheden data komt het vaak voor dat veel cellen blanco of leeg zijn en dit kan leiden tot conflicten in de analyses of in de uit te voeren formules.
Om de lege cellen uit Excel 2016 te verwijderen, passen we een filter toe op de gegevens uit het menu Gegevens / Filter en dan zullen we de lijst weergeven van de kolom waar we de cellen willen verwijderen en in de weergegeven opties activeren we alleen het vak Leeg :
Op deze manier worden alleen de lege cellen weergegeven en kunnen we doorgaan met hun eliminatie.
Unieke records genererenBinnen het hele scala aan besturings- en beheermogelijkheden die Excel 2016 biedt, hebben we een speciale waarbij unieke resultaten worden gegenereerd uit een geselecteerd assortiment. Dit is praktisch om de gegevens te kennen zonder de noodzaak om gegevens te herhalen.
Hiervoor selecteren we de te analyseren kolom(men), gaan naar het menu Data en in de groep Sorteren en filteren op de optie Geavanceerd. In het weergegeven venster geven we de locatie aan om de gegevens te kopiëren en activeren we het vak Alleen unieke records onderaan.
VERGROTEN
Gegevensinvoerbeperkingen makenWe kunnen de functie Gegevensvalidatie gebruiken om alleen de waarden toe te staan die we hebben ingesteld in de geselecteerde cel.
We kunnen tijdwaarden, tekst, datums en meer definiëren. Hiervoor selecteren we de cel waar de gegevens moeten worden ingevoerd, gaan naar het menu Data en in de groep Data Tools klik je op Data Validation. In het weergegeven venster zullen we de volgende parameters definiëren:
- Type gegevens om in te voeren
- Voorwaarde
- Inkomende en uitgaande berichten
Op deze manier wordt, als de ingevoerde waarde niet aan de voorwaarden voldoet, de melding weergegeven die we hebben aangegeven:
Gegevens uit een cel verbergenEen van de praktische manieren die Excel 2016 ons biedt om gegevens in een cel te verbergen, is door de cel te selecteren die moet worden verborgen, er met de rechtermuisknop op te klikken, de optie Cellen opmaken te selecteren, naar het tabblad Nummer / Aangepast te gaan en daar de tekens te typen; ;;
Hierdoor wordt de celwaarde verborgen:
VERGROTEN
Zoals we hebben gezien, biedt Excel 2016 talloze opties die van grote hulp zullen zijn in het dagelijks leven met deze tool. We raden u aan door te gaan met het bezoeken van de categorie tutorials over Microsoft Office, er zijn honderden tutorials voor Excel, Word, PowerPoint …
