Google is een platform dat zijn miljoenen gebruikers verschillende alternatieven biedt om op een complete manier te werken, veel beheer- en controle-opties, Google is veel meer dan een browser genaamd Google Chrome, maar we hebben geïntegreerde tools, waarvan Google Forms er een is. Deze formulieren zijn een handig hulpmiddel voor het hele proces van het maken van online enquêtes en vragenlijsten. Formulierinzendingen worden automatisch opgeslagen in Google Spreadsheets, waarmee het later mogelijk is om elk ingevoerd antwoord te analyseren, aangezien de formulieren duizenden reacties kunnen ontvangen.
Wanneer een gebruiker zijn antwoord indient via het Google-formulier, wordt automatisch een rij toegevoegd aan het bestemmings-Google-blad met alle ingevoerde antwoorden, iets dat ons zal helpen om automatisch al die antwoorden die gebruikers verstrekken, te hebben opgeslagen en die we kunnen genereren in een laatste document. Hoewel deze responsgegevens in rijen worden opgeslagen in een Excel-document, zullen we vandaag zien hoe u deze in een PDF kunt opslaan. Solvetic legt uit hoe je dit kunt bereiken in Google Formulieren.
In dit geval zullen we een PDF-bestand maken, maar het is mogelijk om Word-documenten, Excel-spreadsheets, PowerPoint-slides, ePub en nog veel meer opties te maken.
1. Toegang tot Google-formulieren en PDF maken
Stap 1
De eerste stap is om toegang te krijgen tot de Google-formulieren en hiervoor moeten we inloggen op de volgende link:
Stap 2
Eenmaal daar, klik op de knop "Nieuw" en selecteer de volgende route:
- Meer
- Google Formulieren
- Leeg formulier
VERGROTEN
Stap 3
Het volgende wordt weergegeven:
VERGROTEN
Stap 4
Daar hebben we de naam "Solvetic Survey" ingevoerd en in het eerste veld hebben we de optie "Uw naam" gedefinieerd, daar kunnen we deze sectie als een kort antwoord definiëren. Nu klikken we op de knop "Dupliceren" en we noemen het volgende veld "Uw e-mail" met het type Kort antwoord:
VERGROTEN
Stap 5
Nogmaals, we dupliceren deze optie en in de volgende zullen we een veld maken met de naam "Licentie", dit zal de optie "Checkboxes" hebben en we kunnen een korte tekst toevoegen voor identificatie:
VERGROTEN
Stap 6
Om de beschrijving van de licentie toe te voegen, klikt u op het onderste pictogram en daar selecteren we de optie "Beschrijving":
VERGROTEN
Stap 7
In het weergegeven veld zullen we de gewenste tekst invoeren:
VERGROTEN
Stap 8
Als we willen, kunnen we voor ontwerpthema's op het thema-pictogram bovenaan klikken en de volgende zijbalk wordt weergegeven:
VERGROTEN
Stap 9
Daar kunnen we een van de standaardopties selecteren of op het +-teken klikken en een aangepast thema van kleuren of afbeeldingen definiëren:
Stap 10
Zodra de gewenste optie is geselecteerd, klikt u op de knop "Selecteren" om de wijzigingen toe te passen en kunnen we, in dit geval bovenaan, het nieuwe aspect van het formulier zien:
VERGROTEN
Stap 11
Nu gaan we naar het tabblad "Antwoorden" en we zullen het volgende zien:
Stap 12
Daar klikken we op de regel "Selecteer de bestemming van het antwoord" en het volgende wordt weergegeven:
Stap 13
We activeren het vakje "Maak een nieuwe spreadsheet" en we kunnen zien dat ons formulier is geselecteerd. Klik op "Maken" om door te gaan met de actie en we worden doorgestuurd naar de volgende pagina:
VERGROTEN
Stap 14
Nu gaan we naar het hoofdmenu van Drive en daar klikken we op de knop "Nieuw" en deze keer selecteren we de optie "Google Documenten / Van een sjabloon":
Stap 15
In het weergegeven venster zullen we de gewenste sjabloon selecteren:
Stap 16
Zodra we erop klikken, wordt het automatisch toegepast met een vastgesteld voorformaat:
VERGROTEN
Stap 17
Daar zullen we de naam van het bedrijf wijzigen en de volgende wijzigingen aanbrengen:
- In de datumregel schrijven we {{Timestamp}}
- In het begroetingsgedeelte voegen we de gewenste tekst toe naast de variabele {{Your Name}}
Stap 18
We kunnen direct vanuit de linkerbovenhoek de gewenste naam aan dit bestand toekennen. Zodra dit is gedefinieerd, openen we het spreadsheetbestand dat is gemaakt met de volgende basiskolommen:
- Tijdstempel (zal de datum en tijd van reacties registreren)
- Uw naam (naam van de persoon die het formulier heeft ingevuld)
- Uw e-mail (de ingevoerde e-mail wordt daar opgeslagen)
- Overeenkomst (daar wordt aangegeven of de licentietermijn is geaccepteerd of niet)
2. Google-formulieren automatisch beheren
Stap 1
Om Google-formulieren automatisch te laten beheren, is er een plug-in genaamd Document Studio die gratis kan worden geïnstalleerd via de volgende link:
https://chrome.google.com/webstore/detail/document-studio/nhgeilcelhkmajkfgmgldbinmgjjajlb 'class =' bbc_url 'title =' Externe link 'rel =' nofollow extern '>
Stap 2
Eenmaal geïnstalleerd, gaan we in de spreadsheet naar het menu "Plug-ins" en daar selecteren we "Document Studio / Open":
VERGROTEN
Stap 3
Wanneer u dit doet, wordt de volgende zijbalk weergegeven:
Stap 4
Allereerst klikken we op de optie "Document samenvoegen" en daar klikken we op de knop "Wijzigen" en in het pop-upvenster selecteren we het Google-document dat we hebben gemaakt met de variabelen:
VERGROTEN
Stap 5
Klik op "Selecteren" om de wijzigingen toe te passen en we zullen het volgende zien:
VERGROTEN
Stap 6
Als we op het veld "Markers" klikken, kunnen we de variabelen van het document zien:
Stap 7
In het veld "Merged File Name" vullen we samen met de variabele {{Your name}} de gewenste tekst in. In het veld "Exportformaat" zullen we Adobe PDF definiëren.
Stap 8
De volgende stap is om naar het gedeelte "Mail Marge with Gmail" te gaan en daar op de schakelaar "E-mails verzenden" te drukken om het volgende pop-upvenster weer te geven:
VERGROTEN
Stap 9
Daar klikken we op de opties van het veld "Marge Field invoegen" en het volgende wordt weergegeven:
Stap 10
We selecteren de optie "Uw naam" en als we dat willen, kunnen we de achtergrond van de e-mail aanpassen en een tekst toevoegen in de hoofdtekst van het bericht:
VERGROTEN
Stap 11
Klik nu op het veld "E-mail verzenden naar" en daar selecteren we de optie "Uw e-mail":
Stap 12
Later voeren we een specifieke e-mail en een onderwerp in voor de te verzenden e-mails:
VERGROTEN
Stap 13
Zodra dit is gedefinieerd, klikt u op de knop "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan. Nu gaan we naar het gedeelte "Uploaden naar Google Drive" en daar is het mogelijk om de map te selecteren waarin de gemaakte sjablonen worden opgeslagen:
VERGROTEN
Stap 14
We kunnen een submap toevoegen met de syntaxis \ {{Uw naam}}:
VERGROTEN
Stap 15
Als alternatief is het mogelijk om deze sjablonen te delen vanuit de sectie "Machtigingen voor het delen van bestanden":
VERGROTEN
Stap 16
Ten slotte kunnen we in de sectie "Voltooien en samenvoegen" indien nodig enkele configuratieparameters instellen:
VERGROTEN
Stap 17
Nu, om te testen of alles werkt zoals verwacht, kunnen we naar het resultaat van het formulier gaan waar we de vereiste gegevens zullen invoeren:
VERGROTEN
Stap 18
Door op de knop "Verzenden" te klikken, ontvangen we een bevestiging dat het antwoord correct is verzonden:
Stap 19
De basisfunctie van deze tutorial is dat de gegevens die automatisch zijn vastgelegd, worden opgeslagen in het gekoppelde spreadsheetbestand. Hiermee is het mogelijk om een veel directere controle te hebben over elk van de antwoorden die gebruikers aangeven.
VERGROTEN
Op deze manier zal het dankzij Google Forms en de Document Studio-plug-in veel eenvoudiger zijn om deze aspecten te integreren als het gaat om het maken en beheren van formulieren, ongeacht het type gegevens dat ze nodig hebben.
