De huidige berichtenplatforms bieden ons meerdere oplossingen om niet alleen e-mails correct te beheren, maar ook andere elementen zoals contacten, vergaderingen, agenda en meer.
Juist op het gebied van vergaderingen en agenda's is het belangrijk om een oplossing te hebben waarmee we alle contacten kunnen informeren over een bepaalde gebeurtenis zoals onze afwezigheid, een belangrijk bericht of een herinnering.
Hiervoor is de automatische reactie op deze platforms ontwikkeld, zodat wanneer een gebruiker ons een e-mail stuurt, ze een melding ontvangen dat we niet beschikbaar zijn in een bepaalde periode en vandaag zullen we leren hoe we dit type reactie kunnen creëren, zowel in Outlook zoals in de Mail-app ingebouwd in Windows 10.
1. Maak een automatisch antwoord in de Windows 10 Mail-app
Stap 1
Om dit proces in Mail uit te voeren, klikt u op het tandwielpictogram onderaan de applicatie en selecteert u de regel "Automatische antwoorden" aan de rechterkant:
Stap 2
Wanneer u deze regel selecteert, wordt het volgende venster weergegeven waarin we het volgende zullen configureren.
- We kunnen het vakje "Stuur antwoord alleen naar mijn contacten" selecteren om te voorkomen dat het wordt verzonden naar de honderden autoresponder-e-mails die we vaak ontvangen.
- Activeer de schakelaar "Automatische antwoorden verzenden"
- Voer het bericht in dat moet worden weergegeven in het veld "Binnen mijn organisatie"
Stap 2
We zien het volgende, we hebben twee opties:
- Binnen mijn organisatie: Deze sectie stuurt het automatische antwoord alleen naar gebruikers binnen het domein.
- Buiten mijn organisatie: Met deze optie kunnen we het antwoord naar alle gebruikers sturen.
2. Maak een automatisch antwoord in Outlook 2016
Deze optie is van toepassing op de versie van Outlook op het web, maar niet in de toepassing die is geïntegreerd met de Office 2016-suite of eerder.
Stap 1
Hiervoor kunnen we inloggen op de volgende link:
Stap 2
Nadat we zijn ingelogd, klikken we op het tandwielpictogram naast ons account en selecteren we in de weergegeven opties "Automatische reacties":
Stap 3
Door deze optie te selecteren kunnen we het volgende configureren:
- Activeer het vakje "Automatische antwoorden verzenden".
- Activeer het vakje "Alleen antwoorden gedurende deze tijd verzenden" en definieer de datum en tijdsperiode waarin de antwoorden naar gebruikers worden verzonden.
- Voer uw bericht in
Stap 4
We kunnen opmerken dat we bovendien taken kunnen uitvoeren zoals het blokkeren van de agenda zodat deze niet in dit tijdsbestek is gepland, uitnodigingen afwijzen, alleen een reactie sturen naar bepaalde contacten of naar iedereen in het algemeen.
Zodra deze punten zijn gedefinieerd, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.
Wanneer we nu een nieuwe e-mail ontvangen, ontvangt de afzender het automatische antwoord zoals geconfigureerd:
We hebben gezien hoe het mogelijk is om dit soort reacties tot stand te brengen om gebruikers op momenten van onze afwezigheid informatie te verstrekken.
