Het is voor niemand een geheim dat de wereld van vandaag, op IT-niveau, zich door de cloud beweegt, omdat het ons in staat stelt om overal en vanaf elk apparaat 24 uur per dag toegang te krijgen tot al onze informatie met volledige veiligheid en beschikbaarheid van de informatie.
Wat we een paar jaar geleden deden door e-mailbijlagen te verzenden of informatie op USB-apparaten te transporteren, is tegenwoordig vereenvoudigd om een eenvoudige link te verzenden, waarmee toegang wordt verleend aan een andere persoon om toegang te krijgen tot onze inhoud in de cloud en bepaalde machtigingen te hebben voor de bestanden die daar zijn opgeslagen .
Daarom analyseert Solvetic vandaag hoe we bestanden kunnen delen via een van de meest populaire platforms zoals Google Drive, die is gekoppeld aan ons Gmail-account. Google Drive biedt ons de mogelijkheid om gratis tot 15 GB in ons account op te slaan en als we meer opslagruimte willen, kunnen we abonnementen aanschaffen zoals:
- 100 GB voor $ 25 per jaar
- 1 TB voor USD 90 USD per jaar
Zoals we voor deze analyse hebben aangegeven, volstaat het om toegang te krijgen tot Google Drive met ons Gmail-account. Wanneer we besluiten een bestand op Google Drive te delen, hebben we de mogelijkheid om drie niveaus van machtigingen aan gebruikers te verlenen:
Kan bewerkenMet deze optie kan de gebruiker wijzigingen aanbrengen in het gedeelde bestand, zowel lezen als schrijven, bijvoorbeeld bestanden toevoegen, verwijderen, informatie toevoegen, enz.
Kan reagerenMet deze optie kunnen gebruikers de bestanden downloaden en er opmerkingen over achterlaten, maar ze kunnen er geen wijzigingen in aanbrengen.
Kan zienHet is het meest beperkte niveau omdat de gebruiker, hoewel hij het bestand kan downloaden, er alleen leesrechten voor heeft.
VERGROTEN
1. Een bestand delen via e-mail
In Google Drive is dit de eerste optie die beschikbaar is om een bestand te delen en maakt het mogelijk om via e-mail een uitnodiging te sturen om het bestand te bewerken of te bekijken.
Stap 1
Hiervoor klikken we met de rechtermuisknop op het te delen bestand en uit de weergegeven lijst selecteren we de optie Delen:
Stap 2
Het volgende venster wordt weergegeven waarin we de volgende waarden aanpassen:
- E-mailadres van ontvanger
- Type toestemming toegewezen
- Aanvullende opmerkingen als we dat willen
Stap 3
Zoals we kunnen zien, kunnen we de nodige hoeveelheden e-mails toevoegen. Zodra deze stappen zijn gedefinieerd, klikt u op Verzenden en het volgende bericht wordt weergegeven, klik daar op Ja om de melding te verzenden.
Stap 4
Als we nogmaals op de optie Delen klikken, kunnen we zien met welke gebruikers dit bestand wordt gedeeld:
Stap 5
De gebruiker ontvangt een soortgelijke e-mail.
Klik gewoon op Openen om het bestand te openen. Om het type toestemming te wijzigen, klikt u op de regel Geavanceerd in de optie Delen.
VERGROTEN
2. Een bestand delen via links
De tweede optie die Google Drive ons biedt, is het delen van de linkbestanden die naar de ontvanger worden verzonden.
Stap 1
Hiervoor klikken we met de rechtermuisknop op het te delen bestand en selecteren we de optie Maak een link om te delen:
OpmerkingWe kunnen dezelfde optie doen met behulp van de Share-regel en in het weergegeven venster klik op Get link to share bovenaan.
Stap 2
Nadat we deze optie hebben geselecteerd, wordt het volgende venster weergegeven met de betreffende link:
Stap 3
Daar selecteren en kopiëren we deze link om naar de ontvanger te sturen. We kunnen op de regel Machtigingen onderaan klikken en we zullen het volgende venster openen:
Stap 4
Daar zien we de volledige link en kunnen we bepalen of de ontvanger het bestand kan bekijken, bewerken of becommentariëren. We kunnen ook op de knop Geavanceerd klikken en we hebben de mogelijkheid om de link via Gmail te delen. Google+, Facebook of Twitter.
Zodra de gebruiker de betreffende link heeft ontvangen, hoeft u er alleen maar op te klikken om toegang te krijgen tot de inhoud van het gedeelde bestand.
3. Hoe het bestand te delen met gebruikers die geen Google Drive-account hebben
Met deze optie kunnen we gemakkelijk documenten delen zonder dat we links hoeven te sturen.
Hiervoor klikken we op de regel Wijzigen van de optie Geavanceerd en het volgende venster wordt weergegeven waar we het vak Openbaar op internet zullen activeren. Op deze manier kan elke gebruiker naar dit bestand zoeken en het openen zonder een Google Drive-account te hebben en de door ons aangegeven machtigingen worden toegepast.
Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
4. Gedeelde bestanden bekijken
Het kan zijn dat iemand een bestand met ons heeft gedeeld om te bewerken.
Als we willen zien welke bestanden zijn gedeeld, selecteren we de optie Gedeeld met mij aan de linkerkant. Daar kunnen we met de rechtermuisknop klikken en de optie Voorbeeld selecteren om een voorbeeld van de inhoud van het bestand te bekijken:
Zoals we kunnen zien, biedt Google Drive ons meerdere opties om bestanden op een eenvoudige en veilige manier met andere mensen te delen.
