Gmail is het Google-platform waarmee we een breed hulpprogramma bij de hand hebben voor het beheer en de controle van e-mails die een fundamenteel onderdeel zijn van onze dagelijkse taken. Met Gmail organiseer je je inbox om effectiever te zijn. We kunnen de e-mailinbox verbeteren, zodat u berichten sneller kunt vinden.
Met de hoeveelheid ongewenste berichten kunnen we een inbox echt vol hebben met e-mails waarvan we soms niet weten van wie ze komen. Solvetic leert je hoe je deze e-mails dynamisch kunt organiseren en er meer controle over hebt.
1. Hoe Gmail-inbox-e-mails te archiveren
In veel gevallen hebben we honderden berichten in de inbox die niet langer hoeven te worden gelezen of die daar gewoon moeten worden verwijderd, omdat dit de juiste volgorde van de andere berichten beïnvloedt. Als er e-mails zijn die we niet hoeven te zien en die kunnen worden gearchiveerd, kunnen we ze automatisch archiveren met het volgende proces.
Stap 1
Klik op het rondselpictogram net onder ons account en selecteer de optie Instellingen:
Stap 2
Het volgende venster wordt weergegeven en we gaan naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen:
Stap 3
Daar selecteren we de optie Maak een filter en we zien het volgende:
Stap 4
Daar kunnen we de filterwaarden specificeren en zodra dit is gedaan, klikt u op de regel Maak een filter met deze zoekcriteria en we zullen het volgende zien:
Daar zijn alle berichten met de aangegeven woorden geselecteerd en hier moeten we beslissen wat het filter zal doen, in dit geval markeren we het vakje Ontvangen overslaan (Archief). Op deze manier worden de berichten met dat filter automatisch gearchiveerd.
2. Alle e-mails van één Gmail-afzender bekijken
Met Gmail kunnen we alle e-mails van een bepaalde afzender doorzoeken en het is vrij eenvoudig om alle e-mails van die afzender te zien.
Hiervoor gaan we met de muis over de naam van de contactpersoon en in het weergegeven pop-upvenster klikken we onderaan op de regel Berichten:
Op deze manier zien we alle berichten van die afzender:
3. E-mail ordenen op onderwerp
Deze optie geeft ons de mogelijkheid om de e-mail te ordenen op basis van bepaalde onderwerpwoorden.
Klik hiervoor op de vervolgkeuzepijl in de Google-zoekbalk en typ het gewenste woord in het veld Bevat de woorden:
Als we de zoekopdracht verder willen beperken, kunnen we op de optie Zoeken klikken en het gewenste filter selecteren:
4. Automatische antwoorden op ontvangen e-mails verzenden
Dit is een essentiële functie om te voorkomen dat we honderden e-mails ontvangen wanneer we afwezig zijn voor werk, gezondheid, vakantie of anderen. Met deze optie repliceren we alle ontvangen e-mails met een bericht dat aangeeft wanneer we weer beschikbaar zijn op het werk of thuis.
Hiervoor gaan we terug naar de optie Configuratie en op het tabblad Algemeen gaan we naar het gedeelte Automatisch antwoord en we zullen het vakje Automatisch antwoord ingeschakeld activeren en tekst en dagen definiëren waarin het wordt verzonden. Eenmaal gedefinieerd, klikt u op Wijzigingen opslaan.
VERGROTEN
5. Hoe e-mails in een bepaald datumbereik te verwijderen
Om e-mails vóór een specifieke datum te verwijderen, typt u gewoon de zin ervoor: 2017/10/25 in het zoekvak, maar we kunnen daar de gewenste datum definiëren. Daar kunnen we op het vak klikken om de verschillende beschikbare e-mailopties te zien.
6. Hoe labels aan e-mails toe te voegen
De labels in Gmail helpen ons om een veel directere volgorde te behouden voor de e-mails die we in de inbox hebben.
Om dit te doen, selecteert u eenvoudig de gewenste e-mails en klikt u daar op het labelpictogram, definieert u een van de beschikbare labels of maakt u uw eigen labels:
Geavanceerde Gmail-operatorsAls een van de e-mails die we zoeken geen trefwoord heeft om uw zoekopdracht te vergemakkelijken, zijn de volgende zoekoperators die van grote hulp kunnen zijn.
- Als je je chats wilt uitsluiten van je zoekopdracht, gaan we naar binnen
-label: chats
- Om te zoeken naar specifieke tags zullen we typen
+ label: labelnaam
- Om te zoeken naar e-mails tussen een bepaalde periode gaan we naar:
voor: jjjj / mm / dd en na: jjjj / mm / dd
- Om te zoeken naar bijlagen zullen we typen
bestandsnaam: (bestandstype)
- Als de e-mail die je nodig hebt in de prullenbak of spam zit, kunnen we invoeren
in: prullenbak (woord) of in: spam (woord)
Met deze tips kunnen we onze e-mails beter organiseren in Gmail en een veel preciezere controle krijgen over elke e-mail die we in elke Gmail-map hebben.
