Microsoft heeft de Office-suite ontwikkeld met verschillende applicaties gericht op het dagelijkse werk van elke gebruiker en daarom heeft elk een speciaal ontwerp, dus voor gebruikers die grote hoeveelheden gegevens verwerken, is Excel de ideale oplossing, voor degenen die PowerPoint-presentaties moeten uitvoeren is uw bondgenoot net als Word voor alle bestandsonderwerpen.
Een van de applicaties die deel uitmaakt van de Office-suite maar die niet standaard is geïnstalleerd, is SharePoint, dat we kunnen verkrijgen via verschillende betalingsplannen.
Wat is SharePoint?SharePoint is ontworpen met een zakelijke benadering voor het maken van websites. Door SharePoint te implementeren, zal het mogelijk zijn om het te gebruiken als een veilige en centrale plaats waar we informatie kunnen opslaan, organiseren of delen met verschillende apparaten om toegang te krijgen tot informatie via een browserweb zoals Microsoft Edge, Chrome of Firefox.
Taken in SharePointEnkele van de taken die we in SharePoint kunnen uitvoeren zijn:
- Upload bestanden naar de SharePoint-documentbibliotheek om ze overal en vanaf elk apparaat te kunnen openen.
- Werk samen met andere gebruikers aan hetzelfde document en tegelijkertijd in realtime.
- Open een document in een documentbibliotheek.
- Deel documenten met meer gebruikers.
- Maak een teamsite.
- Deel verschillende sites.
- Een lijst of bibliotheek toevoegen aan uw teamsite en nog veel meer acties.
- Een van de meest uitgevoerde taken in SharePoint is het maken van workflows.
Hier leggen we de stappen uit om online workflows te creëren binnen SharePoint2021-2022. We laten je ook deze videozelfstudie achter als aanvulling om een team- of communicatiepagina in SharePoint Online te kunnen maken.
1. Wat is een werkstroom in SharePoint Online
SharePoint-workflows zijn gecreëerd om gebruikers de mogelijkheid te bieden om samen te werken aan documenten en van daaruit projecttaken te beheren, wat de implementatie van specifieke processen in documenten, bestanden of elementen van een SharePoint-site vergemakkelijkt. Op deze manier fungeert de workflow als een reeks geautomatiseerde taken van zowel documenten als items met behulp van een reeks acties of taken die verband houden met een bedrijfsproces.
Dit wordt op zijn beurt geassocieerd met een bedrijfslogica die een reeks instructies vormt waarin aanwijzingen worden gegeven en alle acties die van invloed kunnen zijn op het document of het element dat in de workflow is geïntegreerd, worden gecontroleerd. Een workflow geeft ons oplossingen zoals:
- Kostenbesparing.
- Verbeteringen op tijd om bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen.
- Bekijk, bewerk of wijs een werkstroomtaak toe aan een of meer gebruikers.
Gebruik voor SharePointEen SharePoint-site bestaat uit verschillende workflows die zijn ontworpen om in meerdere veelvoorkomende bedrijfsscenario's te werken:
- Feedback verzamelen: met deze stroom stuurt u een document of item door naar een groep mensen om ze te vinden en hun opmerkingen te verzenden.
- Goedkeuring: Met behulp van deze stroom wordt het document of item ter goedkeuring beschikbaar gesteld aan een groep mensen.
- Handtekeningen verzamelen: deze stroom stuurt een Microsoft Office-document naar een groep mensen om hun digitale handtekeningen te verzamelen.
- Drie toestanden: Het is een speciale workflow omdat het kan worden geïmplementeerd voor administratieve processen waar het nodig is om een of meer volumes van problemen of elementen op te volgen, bijvoorbeeld incidenten met technische bijstand, verkoopcampagnes, enz.
- Goedkeuring van publicatie: het is een identieke stroom als goedkeuring, omdat het het verzenden van inhoud naar deskundige gebruikers voor beoordeling en goedkeuring automatiseert.
SharePoint-optiesDe beschikbaarheid van een stroom is gekoppeld aan de locatie van de site en afhankelijk van waar deze wordt toegevoegd, zijn enkele opties:
- Als een stroom wordt toegevoegd aan een inhoudstype van een lijst, wordt deze stroom alleen ingeschakeld voor items van hetzelfde inhoudstype in de bijbehorende lijst of bibliotheek.
- Als een stroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek wordt toegevoegd, is deze alleen beschikbaar voor items in die lijst of bibliotheek in SharePoint
- Als we een stroom toevoegen aan een site-inhoudstype, is deze alleen beschikbaar voor alle elementen van dat inhoudstype in de lijsten en bibliotheken waar een instantie met die inhoud is toegevoegd.
- Als we willen dat een workflow beschikbaar is in alle lijsten of bibliotheken van een site, moeten we een siteflow maken.
Hoe maak je een workflow in SharePointNu zullen we zien hoe u een workflow in SharePoint kunt maken.
Wanneer u een workflow maakt in SharePoint, is Microsoft Flow geïntegreerd om workflows te configureren voor lijsten en bibliotheken op zowel het SharePoint Online-platform als OneDrive voor Bedrijven.
Microsoft Flow is ontwikkeld om taken tussen SharePoint en andere Office 365 en services van derden te automatiseren om meldingen te ontvangen, bestanden te synchroniseren, gegevens te verzamelen en meer taken. Het SharePoint-abonnement kan worden gekocht via de volgende link. Daar selecteren we de optie die het beste bij onze behoeften past.
2. Werkstroom maken in SharePoint Online
Stap 1
Om dit proces te starten, gaan we naar de volgende link en voeren we de inloggegevens in die zijn gemaakt bij de aanschaf van het SharePoint Online-abonnement:
Stap 2
We zullen het volgende zien:
Stap 3
Daar selecteren we "SharePoint" en we worden doorgestuurd naar het volgende venster:
Stap 4
Daar zal het nodig zijn om een site aan te maken om de workflow te kunnen toepassen, hiervoor klikken we op de knop "Creëer een site" en zien we het volgende:
VERGROTEN
Stap 5
Daar definiëren we het type site dat moet worden gemaakt, in dit geval selecteren we "Groepssite" en in het volgende venster definiëren we de naam en privacy-instellingen ervan:
VERGROTEN
Stap 6
Klik op Volgende en het is mogelijk om meer eigenaren toe te voegen, klik op Voltooien om de site aan te maken:
VERGROTEN
Stap 7
Vervolgens gaan we een nieuwe lijst maken, hiervoor klikken we op de knop Nieuw en daar selecteren we Lijst:
Stap 8
In het volgende venster kennen we een naam en beschrijving toe aan de lijst:
Stap 9
Klik op Maken om het maken van onze lijst te voltooien en we worden doorgestuurd naar dit venster waar we de opties van de gemaakte lijst zullen zien:
VERGROTEN
Stap 10
Daar, bovenaan de lijst of bibliotheek die we hebben gemaakt, moeten we op de optie "Flow" klikken en vervolgens op de optie "Create a flow" klikken:
Stap 11
Door daar te klikken, wordt de volgende zijbalk weergegeven met verschillende sjablonen om te gebruiken in de aan te maken stroom. We kunnen op de regel "Bekijk stromen" klikken om toegang te krijgen tot meer opties.
VERGROTEN
OpmerkingWe kunnen de aangepaste actiestroomsjablonen selecteren die zich onderaan de lijst bevinden om een volledig nieuwe stroom te creëren volgens onze vereisten.
Stap 12
In dit geval selecteren we de sjabloon "Stuur een e-mail" en worden we doorgestuurd naar het volgende venster waar we de Microsoft Flow-wizard zien:
Stap 13
Daar klikken we op de knop "Introductie" om de licentievoorwaarden te accepteren en toegang te krijgen tot Microsoft Flow.
OpmerkingOffice 365-services zoals SharePoint en Outlook zorgen automatisch voor het maken van de verbindingen.
Stap 14
We zullen het volgende zien:
VERGROTEN
Stap 15
Op basis van de geselecteerde flow worden de opties weergegeven, klik op de knop "Create flow" om het configuratieproces te starten. Een ander alternatief dat we hebben is om naar het gedeelte "Sjablonen" te gaan en van daaruit toegang te krijgen tot alle beschikbare opties:
VERGROTEN
Stap 16
Daar kunnen we op het gewenste sjabloon voor de stroom in SharePoint Online klikken:
VERGROTEN
Stap 17
Nadat de workflow is gemaakt, kunnen we naar het gedeelte "Mijn stromen" gaan om de details te bekijken:
VERGROTEN
Stap 18
In sommige sjablonen zal het nodig zijn om er een soort actie op toe te passen, we hebben bijvoorbeeld de sjabloon "Stuur mij mijn locatie per e-mail" geselecteerd. Zodra we het proces van het creëren van de stroom starten, staat de eerste stap die moet worden genomen bekend als een trigger, die de manier bepaalt waarop de stroom moet worden gestart:
VERGROTEN
Stap 19
In dit geval voeren we een e-mail in het veld "E-mail verzenden" in en klikken vervolgens op "Nieuwe stap" en kunnen we de uit te voeren actie definiëren. Houd er rekening mee dat de workflow deze acties automatisch uitvoert volgens de criteria die we aangeven.
VERGROTEN
Stap 20
Een gunstig punt van SharePoint is dat het mogelijk zal zijn om de integriteit van de stroom te controleren, hiervoor klikken we op de optie "Flow checker" en zullen we zowel fouten als waarschuwingen kunnen bekijken:
Stap 21
Om te valideren dat de stroom correct werkt, klikken we nu op de knop "Uitvoeren" en het volgende wordt weergegeven:
Stap 22
Daar zien we het type sjabloon dat is geselecteerd, evenals de uit te voeren actie, we klikken op "Doorgaan" en we zien enkele extra opties:
Stap 23
Klik op "Execute flow" om de tests uit te voeren en het resultaat is als volgt:
Stap 24
Als we willen, kunnen we op de regel "Bekijk stroomuitvoeringsactiviteit" klikken om toegang te krijgen tot de geschiedenis van de geselecteerde stroom:
VERGROTEN
Stap 25
Nu is deze sjabloon verantwoordelijk voor het verzenden van onze locatie naar het e-mailadres, daarom zullen we in het adres dat we aangeven het volgende zien:
VERGROTEN
3. Workflow-opties in SharePoint Online
Stap 1
Wanneer we een gemaakte stroom selecteren, kunnen we op het pictogram "Meer" klikken en daar acties uitvoeren zoals:
- Voer de geselecteerde stroom uit
- Deel het met andere gebruikers
- Maak een kopie
- Exporteer het
- Bewaar het als een sjabloon
- Analyseer het
- Verwijder het
Stap 2
Zoals we kunnen zien, is elke optie compleet en praktisch. Iets om in gedachten te houden is essentieel om op de hoogte te blijven van meldingen, is de optie om ons mobiele apparaat te gebruiken om meldingen te ontvangen of om enkele parameters te bewerken, hiervoor kunnen we de Microsoft Flow-applicatie downloaden in de volgende links. Eenmaal gedownload en geïnstalleerd, moeten we het account dat is gekoppeld aan SharePoint configureren om meldingen te ontvangen.
Met de SharePoint-workflow die is geïntegreerd met Microsoft Flow, hebben we talloze opties voor beheer en controle over relevante aspecten van groepssamenwerking en elke site of bibliotheek die wordt gemaakt.
