De eenvoudigste manier die we als gebruikers of beheerders kunnen implementeren om de integriteit en beschikbaarheid van informatie, met name relevante of kritieke gegevens, te behouden, is door regelmatig back-ups uit te voeren, aangezien er op elk moment een software- of hardwarefout kan optreden die van invloed is op dit soort informatie. Als dit potentieel gevoelig ligt, kan dit een negatieve impact hebben op de gehele bedrijfsuitvoering.
SharePoint Online en OneDrive voor bedrijven zijn twee van de meest veelzijdige applicaties die door Microsoft zijn ontwikkeld en die essentiële gegevens hosten voor de optimale uitvoering van taken, terwijl OneDrive fungeert als een cloudplatform, SharePoint Online biedt ons een reeks elementen zoals sjablonen, stromen, gegevens , schema's en meer, die automatisch werken om resultaten te genereren volgens de gemaakte configuratie. Dus als een fout een negatieve invloed heeft op de werking hiervan, zijn back-upkopieën van vitaal belang om te voorkomen dat de normale processen worden beïnvloed, aangezien er recentere versies van de back-upgegevens zullen zijn.
Solvetic legt uit hoe we een reservekopie van SharePoint Online kunnen maken en er zo zeker van zijn dat de informatie beschermd en beschikbaar is.
Iets om in gedachten te houden is dat zowel Office 365 als SharePoint een native back-upoptie integreren zoals veel applicaties doen, maar in SharePoint hebben we de optie van een retentiebeleid waarmee we bepaalde elementen automatisch kunnen behouden of verwijderen, afhankelijk van het geval.
Dit beleid kan globaal worden toegepast op alle SharePoint-inhoud of alleen op geselecteerde sites. Wanneer we dit beleid implementeren, wordt er een retentiebibliotheek gemaakt waarin de verwijderde inhoud voor een bepaalde periode wordt gehost, zodat deze beschikbaar is als we er toegang toe nodig hebben.
Beveiligings optiesEr zijn enkele beveiligingsopties waarmee we rekening moeten houden bij het gebruik van deze methode:
- Alle kopieën worden op dezelfde fysieke locatie opgeslagen.
- Ze zijn afhankelijk van Microsoft-services.
- Deze zijn alleen zichtbaar voor beheerders van SharePoint-siteverzamelingen.
- We moeten een actief abonnement op SharePoint Online hebben.
De back-uparchitectuur en herstelprocessen die in SharePoint zijn ingebouwd, koppelen back-ups en herstel vanaf serverfarms, back-ups en herstel vanuit een niet-bijgevoegde inhoudsdatabase.
Back-up voordelenOp zakelijk niveau zijn er verschillende omgevingen waar back-up meer dan essentieel is voor continuïteitsprocessen, waaronder:
- Herstel van per ongeluk verwijderde inhoud die niet wordt beschermd door de prullenbak of door versiebeheer.
- Herstel na een onverwachte hardware- of softwarefout.
- Verplaatsing van gegevens tussen faciliteiten of van een hardware- of software-update.
Nu zullen we enkele methoden bekijken om een SharePoint Online-back-up te maken. Onthoud dat SharePoint Online is gemaakt met het doel om informatie op een uitgebreide manier op te slaan, te organiseren en te delen met behulp van alle soorten apparaten met een webbrowser zoals Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome of Firefox.
Nu zijn er eindeloze functies en voordelen aan het gebruik van SharePoint Online, waardoor back-up een must-do is.
Kenmerken en voordelen
- We kunnen informatie genereren en gebruikers verbinden via intranetten en portals van waaruit het mogelijk zal zijn om bronnen en applicaties te delen.
- Het delen van gegevens en samenwerken met meer gebruikers zal mogelijk zijn.
- Het heeft ingebouwde intelligentie voor meer specifieke resultaten.
- We hebben tot 25 TB aan bestandsopslagruimte per siteverzameling of groep.
- Het wordt mogelijk om content te organiseren en te beheren via bibliotheken en lijsten met metadata, records management en bewaarbeleid.
- Hiermee kunt u bestanden en inhoud veilig delen met mensen binnen en buiten de organisatie.
- We hebben toegang tot intranetten, teamsites en inhoud met behulp van de mobiele SharePoint-app voor Android, iOS en de mobiele OneDrive-apps voor Android, iOS en Windows.
- Automatiseer bedrijfsprocessen met behulp van waarschuwingen en workflows.
Vergeet niet dat er naast de online versie de mogelijkheid is om SharePoint op uw mobiele telefoon te downloaden, zodat u direct vanaf uw smartphone van alle voordelen kunt genieten. In de volgende video kunt u zien hoe u de app downloadt en in gebruik neemt.
1. Back-up maken met SharePoint-toepassingen van derden
Dit is een van de meest gebruikte opties om SharePoint Online back-ups te maken, dit omdat het niet mogelijk zal zijn om het proces native uit te voeren.
In het netwerk vinden we meerdere applicaties, allemaal met proefperiodes variërend van 15 tot 30 dagen, maar ze zijn in staat om volledige of incrementele back-ups te maken van zowel mailboxen als openbare mappen van Office 365, evenals SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijfssites.
KenmerkenIn de meeste van deze toepassingen vinden we functies zoals:
- Back-up van Office 365 mailboxen.
- Back-up van SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven.
- Back-up van openbare mappen van Office 365.
- Back-up van apparatuurgegevens.
- Gegevensmigratie vanuit SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven.
- Incrementele back-up.
- Mailbox en openbare map gegevensbeveiliging.
- Cloudback-up en VM-opslag (virtuele machines)
- Back-up op aanvraag of automatische back-ups plannen
- Gecentraliseerd beheer.
- Granulair herstel en nog veel meer functies.
Het is aan ons om degene te selecteren die het beste past bij de huidige herstelbehoeften.
2. SharePoint Online-back-up maken met Microsoft Contact Center
Dit is een methode waarmee we contact kunnen opnemen met Microsoft-ondersteuning om ons de mogelijkheid te geven om de siteverzameling te herstellen waar de getroffen bibliotheken worden gehost. We moeten er rekening mee houden dat Microsoft een back-up (niet frequent) van de SharePoint-sites uitvoert en wanneer u vraag hen om deze kopie om de informatie te herstellen, het is zeer waarschijnlijk dat er gegevens ontbreken, omdat ze, in tegenstelling tot ons, deze kopie elke maand of elke 15 dagen kunnen maken.
Als we contact willen opnemen met Microsoft-ondersteuning, kunnen we dit doen via de volgende link:
VERGROTEN
Daar klikken we op de knop Help en vervolgens op de optie Technische ondersteuning krijgen.
Aspecten om te overwegenEnkele aspecten waarmee u rekening moet houden bij deze manier van contact opnemen met Microsoft:
- Microsoft ondersteunt elke 12 uur afbeeldingen en elk van deze afbeeldingen is 14 dagen beschikbaar.
- Het is alleen mogelijk, de volledige restauratie van de collectie van Sites.
- Het terugzetten maakt gebruik van dezelfde URL, dat wil zeggen de afbeelding van de siteverzameling die wordt geactiveerd, wat aangeeft dat alle gegevens die momenteel in de URL worden gehost, verloren zullen gaan.
- We kunnen alleen de volledige site van de siteverzameling herstellen.
3. SharePoint-items handmatig migreren
Deze methode kan enige tijd in beslag nemen en kan daarom eentonig worden, omdat SharePoint Online-sites en -bibliotheken handmatig moeten worden gemigreerd. Deze techniek staat bekend als Offboarding, dat wil zeggen, het is de mogelijkheid om Office 365-gegevens naar gedeelde bestandspaden of naar een lokale computer te verplaatsen.
Inhoud van SharePoint Online-documentbibliotheek archiverenSharePoint Online-documentbibliotheken bevatten doorgaans verschillende soorten bestanden en SharePoint bewaart informatie over elk bestand dat SharePoint opslaat, maar veel van deze informatie blijft niet bewaard wanneer de bestanden worden gedownload. Informatie die niet wordt opgenomen wanneer een bestand wordt gedownload, is:
- Workflow-informatie
- Versie informatie
- Sjablonen
- Toegangsrechten voor bestanden
- Document eigenschappen
Stap 1
Om deze methode te gebruiken gaan we naar SharePoint Online en daar krijgen we toegang tot de bibliotheek waar de te kopiëren informatie zich bevindt:
VERGROTEN
Stap 2
We klikken op de optie Bestanden bekijken en delen en in het volgende venster selecteren we de bestanden die u wilt verplaatsen of kopiëren en klikken op de knop Kopiëren naar bovenaan:
VERGROTEN
Stap 3
Het volgende wordt weergegeven. Daar kunnen we op de regel Andere sites klikken en vervolgens een map op de lokale computer selecteren.
4. Hoe u SharePoint Online-lijsten archiveert
Om de inhoud van de SharePoint Online-documentbibliotheek(en) te archiveren, is het noodzakelijk om een verbinding tot stand te brengen met de SharePoint Online-sites van ons bedrijf en de gebruiker die de inhoud van de SharePoint-lijst archiveert, moet Excel vanaf versie 2010 hebben geïnstalleerd. verder.
SharePoint-lijstenDe volgende typen SharePoint Online-lijsten kunnen aan Outlook worden gekoppeld:
- Kalender
- Contacten (bewerken)
- Huiswerk
- Documentbibliotheken
- Discussie
Stap 1
Om deze methode te bereiken, openen we de SharePoint-lijsten en bovenaan zien we de knop Exporteren naar Excel:
VERGROTEN
Stap 2
Door daar te klikken, moeten we het pad en de naam definiëren die aan het Excel-bestand moeten worden toegewezen. Hiermee wordt een handmatige back-up gemaakt van de SharePoint Online-lijsten.
VERGROTEN
5. Siteverzamelingen, subsites en bibliotheken herstellen vanuit de Prullenbak van SharePoint
Het is normaal dat we om de een of andere reden objecten zoals sites, lijsten, enz. hebben verwijderd, deze blijven in de prullenbak gedurende een periode van 30 dagen vanaf de datum waarop ze zijn verwijderd, zodat wanneer de Service Level Agreement eindigt (SLA) van 30 dagen worden de gegevens in de Prullenbak verwijderd zonder handmatige herstelopties.
Om een SharePoint-object via deze methode te herstellen, gaan we naar het gedeelte Prullenbak en daar selecteren we de bestanden die moeten worden hersteld en klikken op de optie Herstellen:
VERGROTEN
OpmerkingVoor individuele items is de maximale hersteltijd 90 dagen en we hebben 14 dagen extra na verwijdering van de Prullenbak om een serviceticket naar Microsoft te kunnen sturen om de verwijderde gegevens te herstellen, maar deze gegevens moeten afkomstig zijn van een van de back-ups Microsoft voert twee keer per dag uit naar SharePoint.
De algemene opties om een back-up te maken of SharePoint-elementen te herstellen zijn dus gevarieerd, dus we moeten analyseren van welke bestanden of attributen een back-up moet worden gemaakt om de nodige maatregelen te nemen.
