E-mailplatforms winnen elke dag aan kracht dankzij hun functies en functionaliteiten waarmee het dagelijks beheer van e-mails, agenda's en contacten veel meer gecentraliseerd kan worden. Het is normaal dat we een aanzienlijke hoeveelheid e-mails ontvangen in onze inbox of op andere locaties, en als we niet vaak een schoonmaakproces uitvoeren, kunnen we te maken krijgen met een verzadiging van e-mails die een negatief effect kunnen hebben op het gedrag van e-mails.
Sommige huidige e-mailplatforms kunnen de oudste e-mailberichten die in de e-mail worden gehost automatisch verwijderen, rekening houdend met bepaalde waarden zoals afzenders of tijd om ze te zien ontvangen.
Gmail is een van de meest gebruikte e-mailplatforms, die wordt aangeboden door Google, erger binnen zijn functies, hoewel we ingebouwde filters hebben, werken deze filters alleen op nieuwe inkomende e-mails, maar ze kunnen niet worden toegepast op oude e-mails, daarom moeten we zoeken een manier om een regel of filters te maken om e-mails te verwijderen die langer dan nodig in Gmail zijn geweest, aangezien deze e-mails ongetwijfeld niet nuttig zullen zijn.
Om deze Gmail-opschoningstaken te optimaliseren, hebben we een gratis extensie genaamd Email Studio die is ontwikkeld om veel meer taken in Gmail te optimaliseren en uit te voeren, buiten de vooraf gedefinieerde taken, waardoor controle veel beter is over elke inkomende en bestaande e-mail .
HulpmiddelenMet Email Studio beschikken we over handige tools om:
- E-mails op latere data verzenden
- Intelligente automatische antwoorden kunnen verzenden
- E-mail doorsturen naar een andere ontvanger
- Concepten klonen vanuit Gmail
- Verwijder automatisch e-mails op basis van bepaalde criteria en meer.
Stap 1
Om deze extensie te installeren, kunnen we naar de volgende link gaan:
Door deze link te openen, zien we het volgende:
VERGROTEN
Stap 2
Daar klikken we op de knop Installeren en het volgende bericht wordt weergegeven:
Stap 3
Daar klikken we op de regel Doorgaan om het installatieproces van deze add-on in Gmail te voltooien.
Stap 4
Als deze extensie is geïnstalleerd, kunnen we doorgaan met het configureren van het automatisch verwijderen van e-mails in Gmail.
Configuratie van automatische verwijdering van e-mails in Gmail.
FiltersBij gebruik van de Email Studio-plug-in, met name de optie voor het opschonen van e-mail (Email Clean Up), is het mogelijk om bepaalde filters toe te passen, zoals:
- Verwijder alle e-mails die meer dan een maand geleden zijn ontvangen en die op hun beurt afkomstig zijn van specifieke afzenders of in een specifieke map staan, zoals de inbox
- Archiveer en markeer alle e-mails in de map Postvak IN die ouder zijn dan 3 maanden
- Verwijder na 2 dagen permanent alle e-mails uit de prullenbak en spammap van Gmail, onthoud dat Gmail standaard alleen spam en ongewenste e-mail verwijdert na 30 dagen nadat het daar is geweest
- Stel de "follow-up"-tag in op alle aanbevolen e-mails na een week of een maand na ontvangst.
Deze automatische opschoontool heeft een e-mailabonnee waarmee het mogelijk is om ons e-mailadres eenvoudig van spamlijsten en andere massa-e-mails te verwijderen, iets wat tegenwoordig heel gebruikelijk is.
Stap 5
Om deze optie in Gmail in te schakelen, is het nodig om een e-mail in de inbox te openen om de Email Studio-optie aan de rechterkant in te schakelen:
VERGROTEN
Stap 6
Daar klikken we op de optie E-mail opschonen en het volgende wordt weergegeven:
Stap 7
We klikken op de regel Nieuwe regel toevoegen om onze eliminatieregel te maken en wanneer we deze optie selecteren, zien we het volgende:
Stap 8
Zoals we kunnen zien, maakt Email Clean Up gebruik van een reeks voorwaarden en acties om de verwijdering van e-mails toe te passen.
Op conditieniveau vinden we factoren zoals:
Kies labelMet deze optie kunnen we de locatie selecteren waar de e-mails moeten worden verwijderd, daar vinden we opties zoals inbox, spam, prullenbak, enz.
Hebben ontvangenIn deze sectie kunnen we het tijdsbestek definiëren dat de e-mails moeten halen om te worden geëlimineerd, daar hebben we van 1 dag tot 6 jaar
Stap 9
In de Van velden zullen we, indien nodig, de afzender van de e-mail definiëren, en in het Onderwerp veld zullen we het onderwerp van de e-mail definiëren als we specifieke e-mails willen verwijderen.
OpmerkingBinnen deze opties is het mogelijk om geavanceerde Gmail-zoekoperators te gebruiken, zoals nieuwer_than of bevat: bijlage of groter_dan, zodat deze parameters exact overeenkomen met de Gmail-berichten die moeten worden gearchiveerd, verwijderd of verplaatst naar een andere map.
In de sectie acties, onderaan kunnen we de volgende vakken activeren:
Archiveer hetWe archiveren de gedefinieerde e-mails
Markeer als gelezenWe markeren de geselecteerde e-mails als gelezen
Begin hetWe openen de geselecteerde e-mails
Afmelden van lijstHiermee kunnen we een mailinglijst achterlaten waarin we zijn geregistreerd
Verplaatsen naar prullenbakVerplaats de e-mails naar de prullenbak
permanent verwijderenE-mails permanent verwijderen
Stap 10
Bovendien is het mogelijk om een label toe te passen in de optie Label kiezen onderaan.
Stap 11
Als we de e-mails willen verwijderen, kunnen we de optie Verplaatsen naar prullenbak selecteren en vervolgens de prullenbak legen of de optie Permanent verwijderen selecteren. Zodra dit is gedefinieerd, klikken we op de knop Opslaan onderaan en deze taak wordt elk uur automatisch uitgevoerd, volgens de criteria van een cron-taak, en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de actie die is gespecificeerd in de e-mails die overeenkomen met de toestand die we hebben gedefinieerd.
Bij het opslaan van de actie kunnen we deze zien in het zijpaneel en daar is het mogelijk om deze te bewerken, uit te voeren of te verwijderen:
Stap 12
Bij het uitvoeren van deze actie zien we een samenvatting van de e-mails die zijn verwijderd, anders zien we dat er geen overeenkomsten waren met de gedefinieerde criteria:
Stap 13
Anders zien we het aantal e-mails dat is verwerkt:
Zo simpel is het, Email Studio is een handig en praktisch alternatief om honderden of duizenden e-mails uit ons Gmail-account te verwijderen die onnodig ruimte innemen en zo onze e-mail veel beter te beheren.
