Excel 2016 biedt ons een reeks mogelijkheden om de data die daar gehost wordt correct te beheren via tabellen, functies en formules. Een van de belangrijkste alternatieven die Excel 2016 ons biedt, is de mogelijkheid om het document met anderen te delen om het te bewerken, omdat dit de ontwerp- en beheercapaciteit van de opgeslagen gegevens vergroot.
Daarom brengt Solvetic deze keer enkele tips om te doen voordat je een spreadsheet deelt in Excel 2016.
1. Documentinformatie bijwerken
Bij het beheren van een Excel 2016-blad waartoe andere gebruikers toegang hebben, is het ideaal om te weten of ze wijzigingen hebben aangebracht zonder hiervan op de hoogte te zijn.
Wanneer we naar het menu "Bestand" gaan, kunnen we alle details van het geselecteerde blad zien, zoals grootte, titel, labels, auteur, aanmaakdatum, wijzigingsdatum en meer. Door over deze informatie te beschikken, is het gemakkelijk om te bepalen of een gebruiker wijzigingen heeft aangebracht, aangezien wordt weergegeven wie en wanneer deze wijzigingen hebben aangebracht.
2. Maak een back-up voordat u deelt
Deze stap is essentieel, want zodra er wijzigingen zijn aangebracht en deze zijn opgeslagen, kunnen ze niet meer worden hersteld en kan elke wijziging ongetwijfeld het ontwerp, het beheer of de controle over de gegevens van het blad beïnvloeden.
Het is belangrijk om een kopie op uw lokale computer of in de cloud te bewaren. In deze knop kun je de beste gratis cloudopslagservices zien en kopen
3. Controleren op verborgen bladen
Stap 1
Soms verbergen we bladen in Excel 2016 om het bewerken van gevoelige gegevens of voor administratieve taken te voorkomen.
Als we willen controleren of het huidige blad verborgen bladen heeft, ga dan naar het menu "Start", de groep "Cellen" en daar selecteren we de optie "Formatteren" / "Verbergen en tonen" / "Blad tonen"
Stap 2
Dit opent een nieuw venster waarin we de naam van het verborgen blad of de verborgen bladen in Excel 2016 zullen zien. Klik op "OK" en het blad zal weer zichtbaar zijn.
4. Definieer machtigingen voor het bewerken van werkbladen
Het is belangrijk om duidelijk te zijn over welke gebruikers toegang hebben tot het bestand en welke machtigingen ze daarin hebben, aangezien sommige gebruikers met bewerkingsrechten elk type wijziging in het bestand kunnen aanbrengen.
In Excel 2016 kunnen we twee soorten machtigingen instellen:
- Kan bewerken: geeft de geselecteerde gebruiker volledige toegang tot het blad
- Kan bekijken: Met deze optie kan de gebruiker alleen de inhoud van het blad zien, maar zonder de mogelijkheid om het te bewerken.
Om te controleren wie toegang heeft tot het blad en welk type machtigingen ze hebben, klikt u op de knop "Delen" aan de rechterkant en daar wordt de informatie met het respectieve type machtiging weergegeven.
Zoals we kunnen zien, zijn het eenvoudige stappen, maar ze stellen ons in staat om de te bewerken bladen goed te beheren.
