Basisregels bij het schrijven van een e-mail

Communicatie met anderen via het scherm komt steeds vaker voor. Of het nu het scherm van de computer, de tablet of de smartphone is.
Het is waar dat het een snelle en gemakkelijke manier is om het te doen, maar soms kan de slechte gewoonte om op een niet zo correcte of informele manier te schrijven in een chat of op een andere manier een truc met ons uithalen als de tekst die we willen schrijven heeft een professioneler karakter.
Als we een serieuze e-mail moeten sturen, willen we allemaal graag begrepen worden en onze boodschap duidelijk zijn.
Bovendien zegt onze manier van schrijven veel over onszelf en daarom streven we ernaar, zeker als onze boodschap een professionele geadresseerde heeft, zo correct en adequaat mogelijk te zijn.
Om deze reden ga ik je een reeks tips geven, zodat je e-mails geen fouten bevatten.
Basisregels bij het schrijven van een e-mail

Wees correct in uw begroeting

Een van de belangrijkste onderdelen bij het schrijven van een e-mail is hoe we het gesprek beginnen. We moeten het altijd beginnen met een begroeting, zodat de eerste indruk goed is
We moeten weten hoe we kunnen onderscheiden voor wie de e-mail is bedoeld en welk type begroeting in elk geval moet worden gebruikt.
In het geval dat we meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp uitwisselen met dezelfde persoon, is het niet nodig om constant hallo te zeggen.

Een goede titel is belangrijk

De e-mail bestaat uit verschillende delen: titel, aanhef, hoofdtekst en handtekening.
We hechten veel belang aan de titel, omdat deze het eerste is wat onze ontvanger ziet. Ik bedoel, het is als een soort presentatie. In de titel geven we in een paar woorden weer wat de inhoud van ons schrijven is, daarom moet het duidelijk zijn en de ontvanger voldoende informatie geven over het belang van onze boodschap.

Kort zijn is een deugd

Als we een e-mail sturen, moeten we zo specifiek mogelijk zijn. We willen snel en eenvoudig informatie geven en zo ziet de ontvanger het ook.
Daarom moeten we duidelijk zijn in onze boodschappen en niet overdrijven met onnodige dingen.
Niemand vindt het leuk om veel tijd te besteden aan het lezen van een e-mail, als het bericht in een paar woorden kan worden samengevat, is het aan te bevelen dat het zo is, het bespaart tijd voor beide partijen.

Vermijd hoofdletters

Als we hoofdletters gebruiken bij het schrijven op internet, geven we aan dat onze boodschap wordt geroepen.
Kapitaliseren op internet betekent dat, schreeuwen. Ik denk niet dat dat onze bedoeling is in een e-mail, en minder als het iets professioneels is.
Dus onthoud, als je geen slechte indruk wilt maken, schrijf dan niets in hoofdletters in je e-mails.

Wees voorzichtig met de spelling

Bij het schrijven is spelling een heel belangrijk punt.
We zijn steeds meer gewend om informeel met onze vrienden te schrijven, afkortingen te gebruiken enz.
Onthoud dat het goed gebruiken van leestekens en het respecteren van de spellingsregels een goed beeld van u zal opleveren. Dit geeft aan dat je de tijd hebt genomen die nodig is om het schrijven te schrijven en dat je het het belang hebt gegeven dat het verdient, aangezien het uiterlijk voor jou belangrijk is.

Gebruik platte tekst

Probeer uw e-mail in platte tekst te schrijven, want als u het in HTML doet, kunnen sommige gebruikers uw bericht mogelijk niet lezen, aangezien niet alle e-mailservices dit type bericht accepteren.
Zorg er op deze manier voor dat het bericht door middel van platte tekst goed te zien is voor alle ontvangers.

Pas op voor blinde kopie-ontvangers

Wanneer u een e-mail schrijft en de optie blind copy selecteert, ziet de ontvanger dat u deze met deze optie hebt verzonden.
Afhankelijk van welke gevallen is het raadzaam om deze optie niet te gebruiken, omdat dit tot misverstanden kan leiden bij het weergeven van deze informatie over ons.

Het is essentieel om attent te zijn

Wanneer we een e-mail ontvangen, moeten we alert zijn op alles wat erin staat.
Het kan vragen bevatten. Dan moeten we alert zijn om alles te kunnen beantwoorden wat van ons wordt gevraagd, zonder te vergeten informatie te geven die van ons wordt gevraagd.
We kunnen ook de mogelijke vragen die ze ons gaan stellen geven en de informatie vooraf aanbieden.

Laat je handtekening achter

Het is belangrijk dat aan het einde van uw e-mail alle benodigde gegevens verschijnen waarvan we willen dat de recepties over ons weten.
Dit kan alle informatie bevatten die wij relevant achten.
Als we het vanaf onze iPhone doen, vergeet dan niet de standaardhandtekening te verwijderen

Controleer je bericht voordat je het verzendt

Dit is het laatste punt, maar niet het minst belangrijke, aangezien het doornemen van ons bericht voordat het wordt verzonden, veel fouten kan voorkomen.
Er is altijd wel iets dat we niet leuk vinden zoals het is geschreven, een accent dat we vergeten zijn te plaatsen, een woord dat overblijft of ontbreekt….
Neem dus op het laatste moment de tijd om uw schrijven te beoordelen en heb geen spijt als u het eenmaal hebt verzonden.